公寓服務

時間:2011-06-14作者:文章來源:后勤集團瀏覽:25031

    公寓中心位于校區陳賡路和鄭和路交叉口學生第十四公寓北側,現有員工163人,管理本科生公寓11棟、研究生公寓4棟。
    公寓中心主要負責學生公寓的物業管理和服務,公寓內公共區域安全衛生管理,公寓住宿資源的調配,公寓設備設施的報修及維修,公寓文化建設,公寓黨支部建設等服務工作。
    在學校和后勤集團的大力支持下,公寓中心為住宿師生提供了舒適、溫馨、設施齊全的住宿環境。各公寓均設置有開水房、小型倉買,還配備有自助全自動洗衣機方便同學清洗衣物;寢室內配備有寬帶網;公寓還為每個寢室安裝了智能用電管理系統,在公寓樓入口安裝門禁無障礙系統,公寓內公共區域安裝了監控系統,確保了住宿師生的安全。中心按照質量安全體系要求,以住宿學生為關注焦點,以提供一流的管理和服務為宗旨,通過不斷腳踏實地的工作和持續改進,讓全體員工和住宿學生把公寓當成自己的家,努力創造一個整潔安全、文明溫馨的住宿環境,力爭公寓的管理和服務水平穩定在全國高校前列。
本著“以人為本”的工作理念,公寓中心以創建特色鮮明的高水平研究型大學相適應的學生公寓為目標,以公寓文明建設和文化建設為載體,逐步形成了富有特色的文化氛圍,公寓是“家”的概念初步確立,物業管理和精神文明建設走上了健康、穩定、持續發展的軌道。憑借著求真務實的工作態度,公寓中心多次獲得國家和省高校學生公寓管理工作先進單位、校先進基層黨組織等稱號。

公寓服務流程

    一、研究生新生入住辦理流程
    1.新生于規定時間,持《哈爾濱工程大學錄取通知書》和身份證到學校規定地點辦理有關學費、住宿費等繳款事宜。
    2.新生持《哈爾濱工程大學錄取通知書》和身份證及學費、住宿費繳款憑證,到所住公寓輔導員處登記、辦理入住手續。
    3.公寓輔導員登錄《數字化迎新系統》查詢新生住宿費、被品代購費、被品清洗費繳費情況(持有綠色通道辦理入住的同學,公寓輔導員需核實綠色通道卡上金額是否包含全部住宿費用,如未包含,剩余款項需報道新生自己補齊,提供繳費發票,辦理完成后,綠色通道卡收回,并妥善保管),核對新生住宿信息數據庫,核對新生信息無誤后,與新生簽署《公寓住宿協議》,新生交2張一寸免冠照片,填寫住宿登記表;同時更新《數字化迎新系統》中該生入住信息。
     4.公寓輔導員在住宿費收據背面蓋章――已入住,如購買備品,則在備品購買票據背面蓋章――備品已購買。
     5.新生根據所分配房間,持住宿協議、學費和宿費票據到指定地點領取房間鑰匙,學生填寫《被品購買登記表》和《住宿登記卡》,新生購買被品持票據在本樓層保潔員處領取。
     6.集中迎新完成后,保潔員到新生寢室與學生確認房間物品,保潔員和新生在《物品確認單》上簽字確認,并留存。
     7.公寓輔導員根據房間、樓層順序,將《住宿協議》、《住宿登記表》、《物品確認單》存檔,整理學生住宿信息數據庫。
二、本科生新生入住辦理流程
1.新生于規定時間,持《哈爾濱工程大學錄取通知書》和身份證到學校規定地點辦理有關學費、住宿費等繳款事宜。
    2.新生持《哈爾濱工程大學錄取通知書》和身份證及學費、住宿費繳款憑證,到所住公寓院系接待處登記、辦理入住手續,領取房間鑰匙。
    3.集中迎新完成后,保潔員到新生寢室與學生確認房間物品,保潔員和新生在《物品確認單》上簽字確認,并留存。
    4.公寓輔導員根據房間、樓層順序,將《住宿協議》、《住宿登記表》、《物品確認單》存檔,整理學生住宿信息數據庫。
    三、研究生入住辦理流程(非新生)
    1.學生到公寓部辦公室(十四公寓北側門104室)或申請入住公寓輔導員辦公室領取《研究生公寓入住申請表》,學生承諾遵守學生公寓相關管理規定,并簽字確認;
   2.由院系輔導員審批核實學生住宿資格,并在《研究生公寓入住申請表》上簽字,蓋院系學生工作部門公章;
   3.學生持院系輔導員簽字、并加蓋公章的《研究生公寓入住申請表》至公寓部辦公室(十四公寓110室)請主任簽字審批,并加蓋公寓中心公章。
   4.學生持《研究生公寓入住申請表》至學校財務處交費,《研究生公寓入住申請表》由校財務處留存;
   5.學生持住宿費交費收據或在校財務系統可查詢到相關交費信息的情況下,攜帶本人有效證件(校園一卡通、本人身份證)到相關公寓辦理入住手續,公寓輔導員在《研究生公寓住宿變動統計表》中登記備案。
    四、學生調寢辦理流程
    1.院系或學生本人到本公寓輔導員辦公室提交調寢說明。
    2.公寓輔導員根據住宿情況進行調整。
    3.需要調寢的學生重新填寫《公寓住宿協議》和《學生入住登記表》。
    4.保潔員對原寢室進行驗收,驗收合格后,填寫《搬出寢室物品驗收單》,并將原寢室鑰匙收回,會同驗收單一并交與公寓輔導員。如有需要賠償的,公寓輔導員據驗收結果收取賠償金,并開發收據。
    5.公寓輔導員發放新寢室鑰匙,并由保潔員和調寢學生對新寢室進行設施確認、簽字,并交與公寓輔導員存檔。
    6.公寓輔導員更新住宿數據庫。
    五、本科生退寢手續流程
    1.退寢學生憑《離校通知單》或相關證明到本公寓輔導員辦公室申請辦理退寢手續。
    2.保潔員對寢室公共物品進行檢查,驗收合格后方可辦理退寢,若有損壞物品而非申請退寢學生所為,請同寢人員出示證明,否則按價賠償或由全寢人員共同賠償,并由公寓輔導員開具收據。
    3.公寓輔導員在《離校通知單》上蓋公寓退寢專用章,并在數字化畢業生離校系統辦理網上手續。
    4.退寢學生搬離寢室,退還寢室鑰匙。
    5.退寢學生持加蓋公章的《離校通知單》或相關證明(若中途退學的還需再到中心主任處開具《退寢申請表》)到校財務辦理退款等相關事宜。
    六、研究生提前退寢流程
    1.學生到公寓部辦公室(十四公寓北側門104室)或本公寓輔導員辦公室領取《研究生提前退寢申請表》,學生填寫申請表,學生申請退寢后本學年內學校不再為學生辦理入住,由本人簽字確認。
    2.院系輔導員對學生退寢進行審批,并在《研究生提前退寢申請表》上簽字、加蓋公章。
    3.學生持院系學生工作部門審批的《研究生提前退寢申請表》至所住公寓辦理退寢室手續;學生搬離寢室并退還鑰匙后由所在公寓輔導員驗收簽字,蓋公寓退寢專用章,公寓輔導員在《學生公寓住宿變動統計表》中登記備案,并在數字化畢業生離校系統辦理網上手續。
    4.學生持《研究生提前退寢申請表》至學校財務處辦理退款等相關事宜,《研究生提前退寢申請表》由學校財務處留存。
    七、本科生申請延長供電時間流程
    1.寢室全體學生提出延長供電申請,經院系批準并簽字蓋章后,交所在公寓輔導員;
    2.公寓工作人員根據輔導員指示的延時供電期限和時間,登記后給予延長供電。
    八、公寓報修流程
    1.寢室人員撥打學校24小時服務維修平臺電話:82519888或登錄服務維修平臺bxts.hrbeu.edu.cn進行報修。
    2.公寓維修人員接到報修信息對維修情況進行跟蹤落實;
    3.維修完畢后,寢室人員須通過服務維修平臺電話或網站對維修情況進行回復,確認維修完成;
    4.報修者如對報修服務有意見,可直接向公寓輔導員、值班員反映或通過服務維修平臺電話或網站進行反映。
    注:公寓維修為大修、零小修、外委維修三部分,大修指的是公寓大面積的維修粉刷和單項金額超過1000元的維修,需編制大修計劃,報集團或學校相關部門審批,批準后實施(大修時間一般在寒暑假期間);零小修指的是單項金額低于1000元或單項金額超過1000元維修組能承擔的項目,其主要范圍包括學生寢室內營具、學生寢室門窗、開水壺硬件、燈具等;外委維修指的是公寓和有關單位簽訂維修服務合同,將同類維修外委,由外單位進行維修,包括如學生公寓暖氣以及上下水維修、一卡通網絡維修、監控設備維修、電梯等。
    九、寢室安全檢查流程
    1.公寓工作人員兩人以上同時打開寢室門;
    2.檢查寢室內物品,發現違章物品后代為保管,填寫《公寓保存單》,如寢室住宿人員不在則填寫《違紀通知單》;
    3.違紀人到公寓輔導員辦公室接收處理,公寓輔導員對使用違章物品學生根據學校《學生公寓管理辦法》中相關規定進行處理。
    十、公寓值班員夜間巡樓流程
    1.公寓值班員22:40準時關閉公寓樓大門,本科生公寓22:40熄燈;
    2.逐樓層巡查,遇到緊急情況及時解決,并及時上報;
    3.及時對巡樓情況做好記錄。
    十一、收被品流程
    1. 學生公寓工作人員通知學生收被品時間、地點;
    2.洗衣房工作人員和公寓工作人員到被品室收被品;
    3.學生按規定時間到指定地點送被品并填寫被品換洗表
    4.公寓工作人員核實數量并簽字;
    5.被品裝入收被品袋;
    6.被品袋裝車運送洗衣房洗滌。
    十二、發被品流程
    1. 學生公寓工作人員通知學生發被品時間、地點;
    2.工作人員核對各寢室被品數、被品號;
    3.學生按規定時間到指定地點領取被品并簽字確認;
    十三、外來人員管理流程;
    1.值班員發現外來人員;
    2.進行詢問,核實情況;
    3.如需進入寢室,則請來人出示有效證件;
    4.填寫《公寓會客登記表》進樓信息,押有效證件;
    5.完成會客,填寫《公寓會客登記表》出樓信息,返還證件。
    十四、員工服務質量問題監督與投訴流程
    1.對于員工服務態度或公寓工作有意見建議請記錄相關人員個人信息;
    2.到本公寓輔導員辦公室反映相關問題或到十四公寓北側公寓部辦公室(104室)投訴;也可撥打服務監督電話82518131或82519983投訴;
    3.工作人員就相關問題進行核查;
    4.將調查情況及處理結果向當事人進行反饋。

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